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档案资源与地方志编纂
文章来源:   作者:孙碧君 访问次数:
    
一、谈谈对档案的认识
  我对档案的认识是有一个过程的,对于档案我可概括这样几句话:从对档案感性认识到理性认识的过程;从被动整理档案到主动整理档案;从你要我存档到主动联系千方百计找资料存档;从原始档案整理到从中主动进行编研,再想到用档案资料参与地方志进行编纂,能留给后人反映真实的邱隘镇社会活动过程。
  我从1987年到梅墟做兼职档案工作开始,就与档案结下了不解之缘,虽中途干过妇联、工会工作外,2006年又回到做档案工作直到现在,起先是因为工作职责关系,反正把收集过来的资料整理归档,只要符合上级档案局的要求就是我最大的满足。直到有一天2006.7.25青田县滩坑水电站移民,第一批移民建房落实在邱隘镇沈家村的有4户人家,房子已造好了,可以做土地证了,但怎么也找不到滩坑水库移民批文,是区政府批文,这些都是做土地证的必要证件,如果到青田去查阅档案,需要一笔路费和时间,于是移民户就托人找到了镇农办卢裕仁介绍要求查阅,邱隘镇综合档案室为其提供了相关资料,118-2005-12(盒)节约了去青田一笔路费和宝贵的时间。这是我认为档案也不是白做,也能发挥一下作用的。
  接下去查档的作用可大了如婚姻档案等,但查找还是不方便,我办公室在1楼,档案室在5楼,上下楼加查找还是花费时间。这是我多么想不用上五楼,就能调阅档案。随着档案事业的进步,2003年档案用泰宇软件整理,取消了文书立卷、案卷装订、编写页码,不再编写案卷目录、文号索引等检索工具,将档案保管单位由“卷”改为“件”,将所有应归档的文件按“年度—保管期限”的分类方法,以件为单位装订后直接归档,从而大大简化了纸质文档手续。2008年泰宇文档升级为龙宇数字化档案室管理,实行文档一体化管理。实行数字化档案建设,电子文件移交。但还不是真正意义上数字档案,因为只能查目录,还不能查到目录下的全部内容,对于查阅还是要上5楼。
  2010年档案全部实行数字化档案建设,把档案原件重要的用扫描仪或电子文件进行传输并联接电子文档。我镇也开始创建档案信息化建设,创建数字档案室,镇政府投入资金2万,配备了一台内存为4T的计算机,有了足够的内存空间,配备了一台速度较快的扫描仪,以及全宗档案箱一只。镇级综合档案室用上龙宇档案软件并全部实现数字化挂接。我的积极性一下子提高了不少,一口气把镇档案室内重要的档案,包括编研材料全部进行了扫描,共计数量10.5g,2011.10.8邱隘镇张家瀛村村民卢亚芳因结婚证遗失前去补办,故到镇综合档案室要求查找原件,它是2001年结婚,属于按卷整理的档案。这时邱隘镇已开始实施数字化档案,我把2001-2002年的按卷整理的档案也进行了数字化,因此,卢亚芳三字打进去,一下就找到了所需资料,他成了邱隘镇第一位享受数字化档案成果的第一人。这时邱隘镇才算是真正意义上的数字档案室,实现了不用上五楼就能查阅档案的梦想。
  查阅方便使我尝到了甜头,再也不用上5楼省事省力。这是的我已经充分认识档案的重要性,它是反映一个乡镇文化的重要载体,因此在收集资料方面也要反映邱隘自己的特色,并主动去收集相关资料。我一般用以下几种方法收集:1、做参谋,党委会开会时,争取请分管领导在会议上提醒一下领导年底资料要归档;2、准备一份归档范围资料,过年前把各办要归档的资料用书面形式发给各办主任;3、发短信,发给每位有归档任务的同志,明确把手中资料在规定时间内移交给综合档案室;4、上门催讨,有的资料在个人手中,你不催讨他不给,你去了见面不好意思也就给了你;5、协助整理,有的同志工作忙,就说我一年资料都在此,你帮我整理一下,如照片档案,电子文件档案。6、主动收集网络上的有关反映邱隘镇的材料,通过上述6种方法,基本上能收集到完整的资料。通过分类整理扫描落实进行归档。
  但这些档案材料如果不进行编研,不能为大多数人进行利用,只是一堆整理了的资料,不能发挥更大的作用,因此我在对整理完毕后的档案资料主动进行编研。目前已整理的有1955年-2011年邱隘镇统计年鉴,这是邱隘特色,上级没有要求;1985年-2012年大事记;1981年-2012年邱隘镇党组织、党代会、人代会简介;1992年-2011年邱隘镇年鉴;2001-2012年邱隘镇邱政、镇委、镇委干文件电子稿;2004年-2013年邱隘镇慈善协议书等材料。
二、谈谈镇志编纂与档案工作的关系
  想到用档案资料参与地方志进行编纂留给后人。这是我的又一个梦,但我一人的力量是不够的,这是机会来了,镇党委刚好想编一部邱隘镇志要留传给后世,要能全面、客观、真实、科学地记载邱隘镇建置辖区内的历史演革与发展建设情况,丰富和充实邱隘镇地情资料,充分发挥地方志“存史、资政、育人”的功能,更好地服务于全镇经济建设和社会发展。党委决定利用约二年时间编纂邱隘镇志。
  邱隘镇志编纂工作自2012年10月启动以来,我主动参与其中,资料收集工作成为第一个要素,而档案收集及时,材料完整.鉴选得当的档案资料是编写镇志的重要来源之一。我作为一名档案工作者能参与这次编撰工作,成为一名地方志工作的参与者,从中受益匪浅。通过对以下三点的认识,我对档案与修编地方志的认识有了新的认识和想法,对自己做档案工作也体现了自身价值,主动去收集档案成为了自己的自觉行为。
  (一)地方志与档案的关系。
  地方志是自然环境和人文历史全面情况的资料性著述,可以说是一个地域性的百科全书,它客观系统地记述本乡镇内自然、政治、经济、文化、社会等各方面的情况,充分反映改革开放和社会主义现代化建设的伟大历程,并以存史、资政、育人为方向,为和谐邱隘提供优质服务;而档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动,直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录,所以档案资料是最有具权威性的资料;而地方志书所涉及丰富的内容、详实的资料、突出的地方特点和时代特色,其资料来源主要是档案资料:如邱隘建置沿革、人口、新农村建设、管理机构、工业、农业、教育、卫生、财税金融、政党社团、政务、人大、政府、政协机构、大事记等,还有鄞州已编的各种志书、邱隘镇年鉴及相关地情文献和具有保存和使用价值的文字、图表、照片、声像等各种载体的材料,都可有由邱隘镇档案及各单位各部门的档案室提供。
   编修地方志与档案工作之间,既有不同之处,又有紧密的内在联系。档案是历史的原始记录,地方志是历史的系统记载,是资料性著述。编修地方志离不开档案,没有档案,编修地方志就成了无本之木,无源之水。同时,如果室藏档案不用来编修地方志,也就失去了档案的重要作用。档案的社会性显现和针对性应用,只有在编成志书后发挥才能显示出“资政”功能。
  但单靠档案的收集是远远不够的,如地理、物产资源、路桥河道、公用设施、房屋建筑、名特优产品、商业、地方名吃及及制作工艺简介、文物古迹、传世文物、历史人物、民间艺人、宗教、姓氏宗族、古籍诗文选录、宗谱等,这些还要通过走访名人,收集民间、查找网络、走访当事人等进行收集。所有这些资料都是邱隘的“百科全书”的基础元素,是记录一个乡镇发展脉络的重要符号。因此,正确认识和处理好地方志与档案之间的相互关系,对于推动盛世编纂地方志和档案管理工作的发展,有着十分重要的意义
  (二)地方志编纂与档案的收集整理
  编纂地方志的原则是述而不论,要符合历史事实,坚持实事求是为原则,突出邱隘特色和时代特色,全面、客观、真实、科学地反映邱隘辖区内的演革历史、发展成果和现实状况,做到观点正确、结构合理、内容翔实、重点突出、去伪存真、去粗取精、准确记述,做到不溢美、不诿过;而档案的原则是“维护党和国家历史真实面貌”,它收集的来源由三大类,机构、组织和个人,而我们收集的仅仅是由所在机构、组织形成的,将办理完毕的文件转化而来,且具有一定查考利用价值的文件,才能成为档案,可以说“文件是档案的前身,档案是文件的归宿”,并按照一定的规律保存起来的文件,才能最后成为档案。从这个角度来看,可以说“文件是档案的因素,档案是文件的组合”。
  编修地方志要利用各方面的材料,其中档案是最为可靠的资料来源之一,在反映事物本来面貌的真实性方面,档案材料是其他材料无法比拟的。所以,要进行历史研究,编纂成高质量的地方志书,一部详实可靠富有参考价值和教育意义的地方志书,必须利用查阅档案资料;而编修地方志又丰富了馆藏档案资料,馆藏的档案材料越丰富、越完整,越便于史志的编写;编修地方志使档案材料得到更好的补充和考证。档案材料如不经过利用与编研,也难于发现馆藏档案有什么缺漏和问题。因此,档案部门参与编修地方志,是借用社会力量进行考证档案材料的好机会。
  (三)通过编修地方志,丰富了档案资料
  如今档案机构健全,数字档案查阅方便,档案部门更应主动为修志提供服务。使档案部门原来缺少的资料,通过修志的广泛征集,而进入档案室,又可极大地丰富室藏。如邱隘镇档案室通过收志收集到了邱氏宗谱家谱(用小楷字手写)、董氏家谱、陈氏家谱、徐家家谱、续修四库全书(乾隆)鄞县志(手写)、鄞县图志、1913年注册商标等及镇内卫生、学校历史等材料,通过现代化的技术扫描把它变成数字保存并归入到档案中,所有征集到的资料数十倍于最后定稿材料,待邱隘镇志完成后,一并整理归档,丰富了室藏档案。
三、目前档案工作存在的问题及今后努力方向
  地方志的编修者为编纂一部能传世的地方志史,需要广泛地搜寻、汇集史料。在这次邱隘修志工作中就反映出过去档案资料不足的问题。其原因主要有:一是机构、单位变动撤扩并等造成资料散失。二是特殊年份机构不完整收集不全,还有各种社会机构、私营个体企业、农业、市场等方面的资料有的未曾收集,三是由于有的干部档案意识不强,经手的资料不存档,时间一长就导致材料不完整。在编纂过程中,有些档案材料的缺漏和问题就暴露出来了,实践证明,档案是编修地方志的重要依据,是编修地方志最完整、最系统、最可靠、最重要的史料来源之一,档案不足部门只能靠社会力量去收集,各级档案馆也应全力支持乡镇编纂地方志,因编纂地方志又能反过来对档案材料进行考证,也促进了档案的征集。因此,编纂地方志与档案工作是互相促进、相辅相成的。
  通过修志,使档案工作拓宽了视野,更新了观念,作为档案工作者不是坐在办公室里等接收档案,等用户来查找时再去找档案,而是要主动去收集,眼光不能局限在机关各办公室,而是要放眼全社会,网络、及名人等,应积极主动地征集反映本地特色的档案资料,广泛收集有关人物、自然、政治、经济、文化、社会等各方面的书刊、谱牒、实物等资料;主动地为地方志编纂的用户提供材料,为地方经济、政治、治安提供全面、系统、翔实的资料。
  编纂地方志从某种意义上讲,又是科学化、系统化了的档案资料,它是一项规模庞大的系统工程,在征集过程中也反映出各部门档案工作是否做得出色的另一面体现,作为一名档案工作者,我的梦想就是要全心全意地去收集社会发展的每一个元素,去服务好广大档案利用者,为和谐邱隘提供优质服务。
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主办单位:杭州市人民政府地方志办公室